تجميع واعتماد النموذج التشغيلي والخطة
اثنا عشر بنداً من سبع وحدات تندمج في وثيقة واحدة. وهنا يكتشف كثيرون أن ما ظنّوه مخرجات منفصلة هو فصول في مخرج واحد.
جهة أنتجت مهاماً وخدمات وإجراءات ومؤشرات ونموذج تفاعل وهيكلاً وأوصافاً. وكل واحد منها بدا مخرجاً مستقلاً — وليس كذلك.
«كل هذي الوثائق نرفعها وحدة وحدة؟»
المخرج الذي يبتلع سبعة ضوابط
DOC-07 وثيقة النموذج التشغيلي للبنية المؤسسية تُغلق سبعة ضوابط دفعةً واحدة: 5-110-02 · 5-110-03 · 5-110-04 · 5-110-11 · 5-110-13 · 5-110-26 · 5-110-29.
اثنا عشر بنداً — ومن أين يأتي كل واحد
| # | البند | مصدره |
|---|---|---|
1 | المهام التفصيلية للوحدة والأقسام | U06 |
2 | الربط بين المهام والمسؤوليات للأدوار الوظيفية | U06 · U07 |
3 | بطاقات الأوصاف الوظيفية والمهارات التخصصية | U07 |
4 | قائمة الخدمات وربطها بالأهداف والمهام والإجراءات والمؤشرات | U06 |
5 | البطاقات التفصيلية للخدمات | U06 |
6 | قائمة إجراءات العمل وربطها بالمهام والخدمات | U09 |
7 | إجراءات العمل تفصيلاً والأنشطة المؤتمتة | U09 |
8 | بطاقات مؤشرات الأداء التشغيلية | U11 |
9 | نموذج التفاعل داخل الجهة وخارجها | U10 |
10 | نقاط التفاعل وربطها بالمهام والخدمات والإجراءات | U10 |
11 | إطار حوكمة البنية المؤسسية | U08 |
12 | نموذج حوكمة البنية المؤسسية — محاور ونطاق | U08 |
اختبار الاتساق قبل الرفع
مصفوفة اتساق النموذج التشغيلي
المصفوفة تكشف الانقطاع: خدمة بلا مهمة، أو إجراء بلا مؤشر. والعمود الأخير نتيجةُ اكتمال الصفّ لا تقدير.
| الخدمة | المهمة المرتبطة | الإجراء المنفِّذ | مؤشر الأداء | نقطة التفاعل | مكتمل؟ |
|---|---|---|---|---|---|
| مراجعة معمارية مشروع | حوكمة الموارد الرقمية | إجراء المراجعة المعمارية (13.07) | زمن دورة الرأي المعماري | إدارة تقنية المعلومات — لكل مشروع | نعم |
| تسجيل مكوّن جديد | توثيق مكونات المجالات | إجراء التوثيق (13.03) | نسبة المكونات المسجَّلة في موعدها | الوحدات المالكة — شهري | نعم |
| إتاحة منظور لجهة طالبة | إدارة العلاقات مع الوحدات | — | — | — | ناقص |
| دعم دراسة جدوى | تخطيط الموارد الرقمية | إجراء الرأي المعماري | — | إدارة الاستراتيجية — عند الطلب | ناقص |
أمثلة توضيحية لشكل السجل وأعمدته — لا بيانات جهة بعينها.
الخطة التشغيلية — ثلاثة بنود
بناء الخطة التشغيلية الداخلية للوحدة التنظيمية المسؤولة عن ممارسة البنية المؤسسية لتنفيذ أهداف البنية المؤسسية
DOC-08 أبسط بكثير، وثلاثة بنوده:
- أهداف ومهام وخدمات الوحدة المستهدف تنفيذها خلال السنة
- الخطة التفصيلية للتنفيذ
- تفاصيل الاحتياج للموارد — الاعتمادات المالية والمتطلبات الفنية والتقنية
الخطة التشغيلية السنوية للوحدة
مستوى الاعتماد المطلوب: لجنة حوكمة البنية المؤسسية
| الرقم# | البند | مستواه | سنده |
|---|---|---|---|
| 1 | أهداف ومهام وخدمات الوحدة التنظيمية للبنية المؤسسية المحددة المستهدف تنفيذها خلال السنة | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 8 |
| 2 | الخطة التفصيلية للتنفيذ | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 8 |
| 3 | تفاصيل الاحتياج للموارد المطلوبة (الاعتمادات المالية، والمتطلبات الفنية أو التقنية وغيرها) لتنفيذ الخطة | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 8 |
هذا ما يجب أن يحتويه المخرج ومن أين يأتي كل بند. المخرج نفسه: DOC-08. والقالب في صفحة القوالب.
محضر الاعتماد
MIN-01 مخرج مستقلّ — وهو الوحيد مع DOC-04 الذي يحتاج اعتمادين معاً: لجنة التحول الرقمي ولجنة حوكمة البنية المؤسسية.
محضر اعتماد مخرجات ممارسة البنية المؤسسية
مستوى الاعتماد المطلوب: لجنة التحول الرقمي أو لجنة حوكمة البنية المؤسسية
| الرقم# | البند | مستواه | سنده |
|---|---|---|---|
| 1 | أجندة الاجتماع | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · المحاضر 1 |
| 2 | أسماء الحضور | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · المحاضر 1 |
| 3 | نقاط النقاش | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · المحاضر 1 |
| 4 | القرارات المتخذة | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · المحاضر 1 |
| 5 | اسم الوثيقة المعتمدة | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · 1.1 |
| 6 | اعتماد جميع أعضاء اللجنةالاشتراط نصّاً: «توقيع كافة أعضاء اللجنة/أصحاب المصلحة». فالوثيقة الموقّعة من الرئيس وحده لم تُعتمد. | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · 1.1 |
هذا ما يجب أن يحتويه المخرج ومن أين يأتي كل بند. المخرج نفسه: MIN-01. والقالب في صفحة القوالب.
خلاصة الوحدة
لماذا هذه الوحدة محورية
اثنا عشر بنداً من سبع وحدات تندمج في مخرج واحد بمسمى «وثيقة النموذج التشغيلي». فلا وجود لمخرج منفصل معتمد اسمه «الهيكل» أو «المؤشرات». مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 7
وهذي علامات الاستيفاء الصحيح لما شرحته:
- جُمعت البنود الاثنا عشر في وثيقة واحدة لا في وثائق منفصلة
- كل خدمة مربوطة بمهمة وإجراء ومؤشر ونقطة تفاعل — بلا خانة ناقصة
- حُذفت الخدمات التي تبيّن أنها ليست خدمات بدل رفعها ناقصة
- تتضمّن الوثيقة إطار الحوكمة ونموذج الحوكمة من
U08 - اعتُمدت
DOC-07من لجنة حوكمة البنية المؤسسية - كُتبت الخطة التشغيلية ببنودها الثلاثة شاملةً بند الموارد والاعتمادات المالية
- اعتُمدت
DOC-08من لجنة حوكمة البنية المؤسسية - حُرِّر محضر الاعتماد
MIN-01بأجندته وحضوره وقراراته - وقّع المحضر جميع أعضاء اللجنة لا رئيسها وحده