المهام والخدمات
ما الذي تفعله وحدة البنية المؤسسية بالضبط، ومن يطلب منها ماذا؟ هذه الوحدة تحوّل «إدارة البنية المؤسسية» من مسمّى في الهيكل إلى مهام محدَّدة وخدمات لها طالبون.
جهة اعتمدت استراتيجيتها. والخطوة التالية ترجمتها إلى مهام تفصيلية للوحدة، وخدمات يطلبها الآخرون منها — لا نشاطاً داخلياً لا يراه أحد.
«طيب وش تسوون فيكم بالضبط؟»
ضابطان مترابطان
وضع وتحديد مهام وأدوار ومسؤوليات الوحدة التنظيمية للبنية المؤسسية والوحدات التنظيمية الفرعية، والمسميات الوظيفية التابعة لها، على أن يتم الالتزام بالآتي:
تعريف خدمات الوحدة التنظيمية للبنية المؤسسية بشكل متكامل (End to End) مع ضمان تغطية كافة مراحل تنفيذ الخدمة من استلام الطلب إلى استكمال معالجته وإغلاقه؛ وبما يتواءم مع احتياجات المستفيدين من تلك الخدمات، على أن يتم الالتزام بالآتي:
أربعة التزامات في تحديد المهام
البند 5-110-02 ليس «اكتب مهام الإدارة». فيه أربعة التزامات، كل واحد يُختبر:
| البند | الالتزام | ما يُسقطه |
|---|---|---|
02.01 | توضيح دور الممارسة في تخطيط وإدارة الموارد الرقمية | مهام تقنية بحتة بلا بُعد تخطيطي |
02.02 | تغطية المجالات الستة عند تقسيم العمل والتخصصات | فريق بتخصّصين يغطّي ستة مجالات ورقياً |
02.03 | تفصيل الأوصاف الوظيفية بلا تداخل مع وحدات أخرى | تداخل مع إدارة تقنية المعلومات أو البيانات |
02.04 | الحصول على الاعتمادات وفق مصفوفة الصلاحيات | مهام معتمدة داخلياً بلا مسار الصلاحيات الرسمي |
الخدمة «من طرف إلى طرف»
5-110-11 يفرض تعريف الخدمات End to End — من استلام الطلب إلى إغلاقه. وهذا يستبعد التوصيفات الجزئية التي تصف نشاطاً لا خدمة.
بطاقة الخدمة — سبعة حقول منصوصة
البند 5-110-11.02 يعدّد محتوى دليل الخدمات بحد أدنى. والحقول السبعة منصوصة حرفياً، وما زاد فمن وثيقة المخرجات.
بطاقة تعريف خدمة البنية المؤسسية
مستوى الاعتماد المطلوب: لجنة حوكمة البنية المؤسسية
| الرقم# | البند | مستواه | سنده |
|---|---|---|---|
| 1 | وصف الخدمة | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 2 | متطلبات الحصول عليها | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 3 | خطوات تنفيذها | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 4 | نوع المستفيد منها | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 5 | قنوات التقديم عليها | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 6 | الوحدة التنظيمية المالكة لها | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 7 | مدخلات الخدمةالضابط يجمع «مدخلات الخدمة ومخرجاتها» في بند واحد — الفصل تنظيم لا زيادة. | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 8 | مخرجات الخدمة | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-11.02 |
| 9 | اتفاقية مستوى تقديم الخدمة | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · التقارير 1 |
| 10 | مؤشر الأداء التشغيلي المرتبط | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 7 |
| 11 | رمز الخدمة | مضاف | اجتهاد الأكاديمية |
هذا ما يجب أن يحتويه المخرج ومن أين يأتي كل بند. المخرج نفسه: DOC-07. والقالب في صفحة القوالب.
خدمات تبدأ بها عادةً
هذه ليست قائمة رسمية — هي أشيع ما تشتقّه الجهات من مهامها التفصيلية:
- مراجعة معمارية مشروع قبل الشراء أو التطوير
- إصدار رأي معماري في طلب تقني أو تغيير
- تسجيل مكوّن جديد في مستودع البنية المؤسسية
- إتاحة منظور لجهة طالبة داخل الجهة
- دعم دراسة جدوى بمعلومات الوضع الراهن