إدارة متطلبات البنية المؤسسية
المرحلة السابعة — ورقمها للترتيب لا للتوقيت. تُفتح هنا وتعمل بالتوازي مع كل ما بعدها، ولا تُغلق مع الدورة.
بدأت دورة التطوير. ومن اللحظة الأولى تصل احتياجات: من الوحدات، ومن التشخيص نفسه، ومن أصحاب العلاقة. وبلا مستودع تضيع أغلبها.
«هذا الطلب وين نكتبه؟»
الضابط وبنداه
إدارة توثيق متطلبات البنية المؤسسية بصورة مستمرة، على أن يتم الالتزام بالآتي:
ثماني سمات منصوصة لكل متطلب
5-110-20.01 يعدّدها بحد أدنى:
| السمة | ما يُخطئ فيه الناس |
|---|---|
| رمز المتطلب | يُترك للترقيم التلقائي فيصعب الإحالة |
| نصّ المتطلب | يُكتب حلاً لا حاجة |
| مصدر المتطلب | يُكتب «الإدارة» لا الشخص والدور والتاريخ |
| تاريخ التعريف | يُغفل فيستحيل قياس زمن المعالجة |
| المجالات المرتبطة | يُنسب لمجال واحد وهو يمسّ ثلاثة |
| المتطلبات ذات العلاقة | يُترك فارغاً فتُنفَّذ متطلبات متعارضة |
| حالة المتطلب | تُحدَّث نادراً فيصير السجل ميتاً |
| أولوية التنفيذ | تُوضع بالانطباع لا بالمعايير الستة |
بطاقة متطلب البنية المؤسسية
مستوى الاعتماد المطلوب: لجنة حوكمة البنية المؤسسية
| الرقم# | البند | مستواه | سنده |
|---|---|---|---|
| 1 | رمز المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 2 | نص المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 3 | مصدر المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 4 | تاريخ تعريف المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 5 | مجالات البنية المؤسسية المرتبطة | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 6 | المتطلبات الأخرى ذات العلاقة | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 7 | حالة المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 8 | أولوية تنفيذ المتطلب | إلزامي | ضوابط تطبيق البنية المؤسسية الوطنية · 5-110-20.01 |
| 9 | أصحاب المصلحة | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 20 |
| 10 | الربط مع أهداف البنية المؤسسية والوضع المستقبلي | موصوف | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · الوثائق 20 |
هذا ما يجب أن يحتويه المخرج ومن أين يأتي كل بند. المخرج نفسه: DOC-20. والقالب في صفحة القوالب.
ستة معايير للأولوية — منصوصة
هذي أدقّ قائمة أولويات في المنظومة كلها، ولا يجوز استبدالها بتقدير شخصي:
- ارتباط المتطلب بالتوجهات الإستراتيجية للجهة
- ارتباطه بالمبادرات والمشاريع الحالية
- الاعتمادية بين المتطلبات
- أثر تطبيقه على الامتثال للسياسات والتنظيمات الداخلية والوطنية
- وجود محددات زمنية لتطبيقه
- توافر القدرات والكوادر اللازمة
المستودع
مستودع متطلبات البنية المؤسسية
المتطلب يُكتب حاجةً لا حلاً — ومتى كُتب حلاً أُغلق باب البدائل قبل أن يبدأ التصميم.
| الرمز | نصّ المتطلب (حاجة لا حلّ) | المصدر والتاريخ | المجالات المتأثرة | المتطلبات ذات العلاقة | الحالة | الأولوية ومبرّرها |
|---|---|---|---|---|---|---|
| REQ-001 | لا نستطيع تتبّع إصدارات الوثائق المعتمدة فتُستخدم نسخ قديمة في القرارات | إدارة الجودة · مديرها · بداية الدورة | الأعمال · التطبيقات · البيانات | REQ-004 | قيد الدراسة | عالية — ترتبط بالامتثال ولها محدّد زمني |
| REQ-002 | بيانات المستفيد مكرّرة في ثلاثة أنظمة بلا مصدر حقيقة واحد | تشخيص U23 | البيانات · التطبيقات | REQ-003 | جديد | عالية — ترتبط بتوجه استراتيجي معلَن |
| REQ-003 | لا تكامل آلي بين نظام الطلبات ونظام المراسلات | إدارة تقنية المعلومات | التطبيقات · التقنية | REQ-002 | جديد | متوسطة — تعتمد على REQ-002 |
| REQ-004 | ثلاثة إجراءات جوهرية غير موثّقة فيتغيّر تنفيذها بتغيّر الموظف | تشخيص U20 | الأعمال | REQ-001 | جديد | متوسطة — لا كادر متفرّغ حالياً |
أمثلة توضيحية لشكل السجل وأعمدته — لا بيانات جهة بعينها.
متابعة الحالة وأثر التغيير
5-110-20.02 يفرض ثلاثة أشياء:
- متابعة الحالة من النشأة إلى الإغلاق
- دراسة أثر التغيير على المتطلبات أثناء تنفيذ الدورات
- متابعة قائمة الأعمال المسجَّلة ضمن لجنة الحوكمة
تقرير أثر التغيير على المتطلبات
مستوى الاعتماد المطلوب: لجنة حوكمة البنية المؤسسية
| الرقم# | البند | مستواه | سنده |
|---|---|---|---|
| 1 | أسباب التحديث بشكل تفصيلي | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · التقارير 7 |
| 2 | مجالات البنية المؤسسية المتأثرة | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · التقارير 7 |
| 3 | الآثار المترتبة من التغيير على نطاق دورة التطوير | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · التقارير 7 |
| 4 | الآثار المترتبة من التغيير على مخرجات المشروع | إلزامي | مخرجات ممارسة البنية المؤسسية · التقارير 7 |
هذا ما يجب أن يحتويه المخرج ومن أين يأتي كل بند. المخرج نفسه: REP-07. والقالب في صفحة القوالب.